Lieferantenkonsolidierung durch Analyse unstrukturierter Einkaufsdaten

Häufig ist in der Einkaufspraxis eine Beschaffung gleicher Artikel und Warengruppen bei den verschiedensten Lieferanten festzustellen. Eine schlechte Datenqualität sowie intransparente Prozesse sind ein ausschlaggebender Grund dafür, dass die Einkaufsleitung Möglichkeiten der Bündelung bei wenigen Lieferanten nicht vollständig erkennt und deren Einsparpotenziale nicht im vollen Umfang realisiert werden können. Schuld daran sind oft mehrere Faktoren, wie mangelhafte Soll-Prozesse, fehlende interne Richtlinien, inkonsistente Stammdaten und pauschale Buchungen über “Dummy”-Werte sowie falsch konfigurierte IT-Systeme. Data Quality Analytics, eine Sammlung von auf die Datenbasis anzuwendende analytische Testverfahren, können typische sowie untypische Datenfehler sowie Inkonsistenzen ausfindig gemacht und zudem bereinigt werden.

Sollten die Bestellungen über pauschale Dummy-Positionen (beispielsweise “Betriebsmittel” oder “Fremdleistungen”) verbucht werden, können Bündelungspotenziale vom strategischen Einkauf nicht so einfach erkannt werden. Hinzu kommt häufig eine mangelhafte Pflege von Matieralstammdaten. Sind in den Bewegungsdaten – hierzu zählen insbesondere Daten über Aufträge, Bestellungen, Wareneingänge, Lagerverbräuche, Rechnungen und Zahlungen – jedoch wenigstens vereinzelt Texte über die Position (z. B. Artikelname) vorhanden, können über Textalgorithmen besonders hervorstechende Wörter aus diesen semi-strukturierten Daten extrahiert, nach bestimmten Kontextmodellen gefiltert und aggregiert werden. Wenn beispielsweise in einzelnen Positionstexten Begriffe vorkommen, die bestimmte Voraussetzungen erfüllen – beispielsweise ein Matching der jeweiligen Begriffe untereinander oder mit Wortlisten (z. B. dem Duden) – kann über eine Netzwerkanalyse ermittelt werden, über welche Lieferanten und verantwortliche Stellen gleichartige Positionen bezogen werden. In der einfachsten Variante werden die Begriffe gefiltert, die über mehrere Positonstexte wiederholt vorkommen.  Aus dem gesamten Buchungsstoff können so automatisiert Bündelungspotenziale im vollen Umfang über ein Vorschlagssystem aufgedeckt werden. Dies funktioniert auch dann, wenn der Einkauf über mehrere Betriebe mit unterschiedlichen IT-Systemen betrachtet werden soll. Diese neuartigen Analyseformen ermöglichen für den Einkauf neue Kostensenkungspotenziale – oftmals im zweistelligen Prozentbereich – die vom strategischen Einkauf verhältnismäßig leicht zu realisieren sind.

Benjamin Aunkofer

Benjamin Aunkofer ist Lead Data Scientist bei DATANOMIQ und Hochschul-Dozent für Data Science und Data Strategy. Darüber hinaus arbeitet er als Interim Head of Business Intelligence und gibt Seminare/Workshops zu den Themen BI, Data Science und Machine Learning für Unternehmen.